A Conformidade de Registro de Gestão e a Segregação de Funções

A segregação de funções consiste na separação das funções de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização.

De acordo com a Resolução nº NBC TA 315 (R1) – Identificação e Avaliação dos Riscos – do Conselho Federal de Contabilidade, segregação de funções significa

“atribuir a pessoas diferentes as responsabilidades de autorizar e registrar transações, bem como manter a custódia dos ativos. A segregação de funções destina-se a reduzir as oportunidades que permitam a qualquer pessoa estar em posição de perpetrar e de ocultar erros ou fraudes no curso normal das suas funções.”

Essas determinações têm como resultado objetivo evitar que servidores exerçam atividades incompatíveis, ou seja, mesma pessoa controlando aquilo que executou.

Desta forma é fundamental separar essas atividades não só entre as pessoas, mas também nas diversas áreas administrativas dividindo as atribuições de planejamento, finanças, contabilidade e controle.

Na Administração Pública – para melhor controle da gestão – as responsabilidades devem ser repartidas na execução entre as áreas de empenho, liquidação e pagamento. Essa separação evita possíveis conflitos na atuação das atividades entre as áreas.

Essa questão da necessidade de segregação de funções é amplamente defendida em julgamentos pelo Tribunal de Contas da União, como podemos observar nos Acórdãos abaixo:

• A segregação é ferramenta para otimizar e gerar eficiência administrativa. (Acórdão nº 409/2007 – TCU 1ª Câmara e Acórdão nº 611/2008 -TCU 1ª Câmara)
• Devem ser segregadas as atividades de requisição, autorização, utilização e controle. (Acórdão TCU nº 4.885/2009 – 2ª Câmara)
• Devem ser designados servidores diferentes para as funções de suprido e responsável pelo atesto das despesas realizadas nas prestações de contas, em observância ao princípio da segregação de funções, de modo que o agente público que ateste a realização da despesa não seja o mesmo que efetue o pagamento. (Acórdão TCU nº 3.281/2008 – 1ª Câmara)
• Promover a separação de funções de autorização, aprovação, execução, controle e contabilização das operações, evitando o acúmulo de funções por parte de um mesmo servidor. (Acórdão TCU nº 5.615/2008 2ª Câmara)
• Designar servidores distintos para as funções de ‘Encarregado do Setor Financeiro’ e de ‘Responsável pela Contabilidade’, que devem ser segregadas. (Acórdão TCU nº 2.072/2007-1ª Câmara e IN/ SFC nº 01/2001)
• Observar o princípio da Segregação de Funções na execução de seus atos administrativos, principalmente no tocante à conformidade de suporte documental, em cumprimento ao disposto na IN Conjunta STN/SFC nº 04/00 com as alterações da IN Conjunta STN/SFC nº 02/00, Acórdão TCU nº 70/2008 – 2ª Câmara).

Além disso, a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016, que dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo federal, relaciona a segregação de funções como sendo uma das atividades de controles internos para redução de riscos e alcance dos objetivos da unidade.

Não obstante essa série de normativos ressaltando a necessidade do gestor implementar medidas para que as áreas orçamentária, financeira, contábil e patrimonial sejam realizadas por servidores ou equipes distintas, no âmbito da Conformidade de Registro de Gestão a Macrofunção SIAFI nº 02.03.14 – Conformidade de Registro de Gestão – no item 3.9.1 assim dispõe:

“3.9.1 – Deve-se manter a separação das atribuições preservando em figuras distintas o responsável pela emissão dos documentos, o responsável pela Conformidade de Gestão e o contador responsável pela Conformidade Contábil, ou seja, o servidor que realize a função de emitir documentos não deve ser o mesmo responsável pelo registro da Conformidade de Registro de Gestão, nem tão pouco ser aquele responsável pelo registro da Conformidade Contábil.“

Se você possui dúvidas quanto ao conceito e a verdadeira razão da Conformidade de Registro de Gestão, recomendo a leitura do post:

“O que é Conformidade de Registro de Gestão?”

Cabe destacar que o conteúdo constante no item 3.9.1, da Macrofunção SIAFI nº 02.03.14 – Conformidade de Registro de Gestão – foi integralmente inserido no artigo 21, da recente Instrução Normativa STN nº 30, de 05 de março de 2021, que apresenta os principais conceitos relacionados à habilitação e utilização do Sistema Integrado de Administração Financeira – SIAFI -, o que mostra o destaque que o Princípio da Segregação de Funções merece no contexto da atividade da Conformidade de Registro de Gestão.

Sobre essa necessária separação entre o responsável pela emissão dos documentos, o responsável pela Conformidade de Gestão e o contador responsável, destaca-se que a emissão de documentos não se restringe ao Sistema SIAFI, mas, sim, documentos que tragam reflexos direto ou indiretamente nesse sistema.

Logo, está claro que o Conformista / Conformador não pode praticar atos de gestão que acarretem impactos no SIAFI, sendo que no caso de impossibilidade de designar servidores distintos para exercer essa função, a conformidade de registro de gestão será realizada pelo próprio Ordenador de Despesa, conforme determina o item 3.4 da Macrofunção SIAFI 02.03.14.

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