A Conformidade de Registro de Gestão como instrumento para a segunda linha de defesa da Gestão

A Conformidade de Registro de Gestão é um instrumento de controle da gestão que tem como finalidade verificar se os registros dos atos e fatos de execução orçamentária, financeira e patrimonial efetuados pela Unidade Gestora Executora foram realizados com documentação suporte às operações registradas, conforme determina o item 3.4 da Macrofunção SIAFI 02.03.14.

Nesse contexto, o estabelecimento de controles internos no âmbito da gestão pública visa aumentar a possibilidade de que os objetivos e metas estabelecidos possam ser alcançados de forma eficaz, eficiente, efetiva e econômica.

É importante destacar que a Conformidade de Registro de Gestão possui caráter obrigatório para todas as unidades gestoras executoras pertencentes ao orçamento fiscal e seguridade social do Governo Federal, pois a única exceção para sua não utilização, segundo o item 3.5 da Macrofunção SIAFI 02.03.14, é justamente para as empresas públicas não dependentes

Nesse diapasão, é essencial trazer à discussão a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016, que dispõe sobre controles internos, gestão de riscos e governança no âmbito do Poder Executivo Federal, pois essa norma veio ao encontro da Conformidade de Registro de Gestão porque ratifica uma série de atividades já desenvolvidas por esse setor, vejamos:

a)    ‘o item V do artigo 2º da Instrução Normativa conceitua controles internos da gestão como sendo o 

“conjunto de regras, procedimentos, diretrizes, protocolos, rotinas de sistemas informatizados, conferências e trâmites de documentos e informações, entre outros, operacionalizados de forma integrada pela direção e pelo corpo de servidores das organizações, destinados a enfrentar os riscos e fornecer segurança razoável de que, na consecução da missão da entidade, os seguintes objetivos gerais serão alcançados”. 

b)   o artigo 11, III, a Instrução Normativa define atividades de controles internos como sendo 

“atividades materiais e formais, como políticas, procedimentos, técnicas e ferramentas, implementadas pela gestão para diminuir os riscos e assegurar o alcance de objetivos organizacionais e de políticas públicas. Essas atividades podem ser preventivas (reduzem a ocorrência de eventos de risco) ou detectivas (possibilitam a identificação da ocorrência dos eventos de risco), implementadas de forma manual ou automatizada. As atividades de controles internos devem ser apropriadas, funcionar consistentemente de acordo com um plano de longo prazo, ter custo adequado, ser abrangentes, razoáveis e diretamente relacionadas aos objetivos de controle. São exemplos de atividades de controles internos:

1. procedimentos de autorização e aprovação;
2. segregação de funções (autorização, execução, registro, controle);
3. controles de acesso a recursos e registros;
4. verificações;
5. conciliações;
6. avaliação de desempenho operacional;
7. avaliação das operações, dos processos e das atividades; e
8. supervisão;’ (grifos nossos)

Vale ressaltar que no artigo 12 da Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016, a responsabilidade por estabelecer, manter, monitorar e aperfeiçoar os controles internos da gestão é da alta administração da organização, sem prejuízo das responsabilidades dos gestores dos processos organizacionais e de programas de governos nos seus respectivos âmbitos de atuação.

Cabe aos demais funcionários e servidores a responsabilidade pela operacionalização dos controles internos da gestão e pela identificação e comunicação de deficiências às instâncias superiores.

Ademais, como forma de compreender a importância da atividade da Conformidade de Registro de Gestão no cenário atual como forma de fortalecimento do Controle Interno podemos ressaltar também a Lei 13.303, de 30/06/2016, que dispõe sobre o estatuto jurídico da empresa pública, da sociedade de economia mista e de suas subsidiárias, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, quando no inciso II do artigo 18 determina que a

“Auditoria Interna deve ser responsável por aferir a adequação do controle interno, a efetividade do gerenciamento dos riscos e dos processos de governança e a confiabilidade do processo de coleta, mensuração, classificação, acumulação, registro e divulgação de eventos e transações, visando ao preparo de demonstrações financeiras”.(grifo nosso)

Diante dessas questões trazidas resumidamente em relação à Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016, e da Lei 13.303, de 30/06/2016, temos a convicção de que a Conformidade de Registro de Gestão deve ser fortalecida pela gestão para cumprir a essência de confirmar se os atos orçamentários, financeiros e patrimoniais estão devidamente respaldados com suporte documental,  até porque é uma ótima oportunidade para se tornar uma ferramenta de aprimoramento da segunda linha de defesa e do controle interno conforme estabelecem os normativos supracitados.

Esse entendimento pode ser confirmado quando observamos os Acórdãos do TCU abaixo discriminados:

Acórdão 978 – Plenário:

“O segundo controle que falhou foi que os responsáveis pela conformidade de registro de gestão não se atentaram para o registro incorreto do valor, o qual, caso tivesse sido detectado, poderia ser objeto de uma restrição de conformidade no Siafi;”

Acórdão 927 – Plenário:

“167. Como causa desse erro, foi identificada uma sequência de falhas de controle, quais sejam:
(…)
b) O segundo controle que falhou foi que os responsáveis pela conformidade de registro de gestão não se atentaram para o registro incorreto do valor, o qual, caso tivesse sido detectado, poderia ser objeto de uma restrição de conformidade no Siafi;”

Logo, parece claro o quanto a conformidade de registro de gestão está inserida no processo de controle primário e permite subsidiar o trabalho do ordenador de despesas e da própria gestão.

Se você deseja saber mais sobre a Conformidade de Registro de Gestão, sugerimos a leitura do post:

O que é Conformidade de Registro de Gestão?

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