A Conformidade de Registro de Gestão como Controle Preventivo

Antes da pandemia, o Brasil já vinha apresentando sérios problemas fiscais, pois os déficits estavam sendo permanentes obrigando reformas para a retomada econômica.

A crise proporcionada pela pandemia trouxe variáveis mais complexas, que demandaram muito esforço e trabalho não só do governo, mas, principalmente, da sociedade.

Acrescenta-se a essa situação a questão política que segrega e divide o País faz algum tempo dificultando a necessária união para alcance do tão sonhado oásis.

Independente dessas situações, mais do que nunca, faz-se necessária a valorização dos recursos públicos e a busca pela eficiência.

Logo, a presença do controle é fundamental para verificar se os recursos estão sendo aplicados da melhor forma possível, pois a corrupção e a malversação dos recursos públicos impactam diretamente o bem-estar da população.

Infelizmente, observamos o lado mais triste, lamentável e real do que pessoas – em plena crise de saúde – podem realizar para obtenção de recursos públicos de forma indevida causando sérios danos à população.

Diante disso, o controle preventivo precisa ser objetivado, uma vez que permite acompanhamento tempestivo em diversas áreas – administrativa, jurídica, orçamentária, contábil, financeira, patrimonial, de recursos humanos, dentre outras.

Nessa análise de importância preventiva do controle, podemos inserir a Conformidade de Registro de Gestão, cuja utilização é obrigatória para todas as instituições do governo federal que utilizam o Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI).

O resultado dessa atividade gera importante fonte de informação para os gestores, contabilidade, controle interno, auditoria e, principalmente, para a alta administração.

Por outro lado, a ineficiência do procedimento da Conformidade de Registro de Gestão proporciona fragilidade no controle administrativo da gestão e maior risco nos resultados relativos à aplicação dos recursos públicos.

Além disso, a sistemática de registro da conformidade de gestão no Sistema Integrado de Administração Financeira deve estar compatível com a responsabilidade da função e de acordo com a formação técnica do servidor encarregado para essa atividade.

Isso porque o profissional que atua como conformista/conformador precisa estar capacitado para compreender a real razão da atividade e os riscos inerentes à função.

Com enfoque de realçar a importância do controle como suporte à melhoria da gestão, Cruz e Glock (2008, p.24) afirmam que as atividades de controle interno devem, preferencialmente, ser exercidas de forma permanente e estar voltadas para a correção de eventuais desvios em relação aos parâmetros estabelecidos, como instrumento auxiliar de gestão.

De acordo com esse enunciado, a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01, de 10 de maio de 2016, no artigo 5º reforça essa necessidade permanente:

“os controles internos da gestão não devem ser implementados de forma circunstancial, mas como uma série de ações que permeiam as atividades da organização. Essas ações se dão em todas as operações da organização de modo contínuo, inerentes à maneira pela qual o gestor administra a organização.”

Logo, o controle preventivo é um instrumento gerencial capaz de reduzir erros/falhas inerentes ao processo de execução, além de prevenir eventuais riscos à gestão dos recursos públicos.

Nesse cenário de prevenção no controle, a Controladoria-Geral da União – CGU tem ressaltado o Controle Primário, que consiste nos procedimentos administrativos realizados pelos gestores na fase da execução.

Ou seja, ainda que existam órgãos de controle institucionalizados (Controle Interno e Externo) é responsabilidade também dos gestores públicos o exercício de atividades de controle.

Portanto, a Conformidade de Registro de Gestão é uma atividade que se enquadra perfeitamente no controle preventivo da gestão, pois permite que possíveis erros, impropriedades ou irregularidades documentais possam ser preventivamente observados, apontados e corrigidos, permitindo, assim, monitoramento contínuo e tempestivo da documentação suporte aos registros orçamentários, financeiros e patrimoniais inseridos no SIAFI.

Por conseguinte, a Conformidade de Registro de Gestão por ocorrer concomitantemente à realização dos atos e fatos de gestão, além de ser um instrumento da própria gestão, auxilia o controle interno, pois fortalece o controle preventivo à prestação de contas.

Consequentemente, o aperfeiçoamento da Conformidade de Registro de Gestão aprimora o controle e o torna mais coeso e harmônico, permitindo redução dos riscos e maior transparência.

Se você deseja saber mais sobre o conceito, finalidade da Conformidade de Registro de Gestão, sugerimos a leitura do post:

O que é Conformidade de Registro de Gestão.

O Processo de Conformidade de Registro de Gestão

O procedimento da Conformidade de Registro de Gestão é um importante instrumento de controle preventivo no ciclo orçamentário, haja vista poder confirmar de forma oportuna se os registros efetuados no SIAFI estão respaldados sob a forma documental.

De acordo com o artigo 11, da Instrução Normativa STN nº 06, de 31/12/2007, o servidor formalmente designado pelo titular do órgão deve proceder no SIAFI o registro da conformidade de gestão que pode ser seguinte forma:

1. Sem Restrição – quando a documentação comprovar de forma fidedigna os atos e fatos de gestão realizados.
2. Com Restrição – nas seguintes situações:

• I – quando a documentação não comprovar de forma fidedigna os atos e fatos de gestão realizados;
• II – quando da inexistência da documentação que dê suporte aos registros efetuados;
• III – quando o registro não espelhar os atos e fatos de gestão realizados, e não for corrigida pelo responsável; e
• IV – quando ocorrerem registros não autorizados pelos responsáveis por atos e fatos de gestão.

Nesse quadro, é importante salientar que o responsável pela Conformidade de Registro de Gestão, isto é, o conformista ou conformador, a fim de atender ao Princípio da Segregação de Funções, não deve emitir documento que traga reflexos no SIAFI.

Por conseguinte, a separação das atribuições deve ser preservada em figuras distintas em relação ao responsável pela emissão dos documentos, ao responsável pela Conformidade de Gestão e ao contador responsável pela Conformidade Contábil.

Assim, o servidor que possui a função de emitir documentos não deve ser o mesmo responsável pelo registro da Conformidade de Registro de Gestão, nem tão pouco ser aquele responsável pelo registro da Conformidade Contábil.

Cabe destacar que a emissão de documentos não se restringe a execução diretamente no SIAFI. Precisa ficar claro que esse enunciado tem amplitude maior, isto é, o conformista / conformador não pode emitir documentos que traga reflexos no SIAFI.

Destarte, o profissional que atua na conformidade de registro de gestão está impedido de se manifestar em processos que possam demandar ações futuras do “Siafeiro” – pessoa que executa no SIAFI.

Isso porque esse executor só vai se manifestar no SIAFI em virtude de uma autorização ou despacho de um servidor, que, futuramente, será o responsável, como conformista ou conformador, de conferir se o documento SIAFI está de acordo com a documentação suporte.

Caso a unidade não possua servidores distintos para atender ao Princípio da Segregação de Funções, o registro da conformidade de registro de gestão deve ser realizado pelo próprio Ordenador de Despesas como determina o item 3.4 da Macrofunção SIAFI nº 02.03.14.

Então, você, Conformista/Conformador, conhece realmente a atividade? Sabe dos riscos? Já teve a oportunidade de se capacitar com um Professor que conhece muito a respeito?

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