Procedimentos Prévios para Adoção Inicial da Reavaliação

Este post foi elaborado e/ou organizado pelo Professor Francisco Glauber Lima Mota, a partir de sua experiência prática profissional como contador, bem como de suas pesquisas em materiais didáticos e normativos, que tiveram alguns trechos transcritos unicamente para fins didáticos.

Alguns conteúdos deste texto foram fruto de experiências práticas e, especialmente, de profícuas discussões em sala de aula e em reuniões técnicas.

Procedimentos Prévios para Adoção Inicial da Reavaliação

A adoção do procedimento de reavaliação requer que a entidade providencie previamente uma série de levantamentos físicos de itens patrimoniais, bem como adaptações em sistemas informatizados e processos (rotinas de trabalho), visando melhorar o ambiente de controle patrimonial.

Esse é um dos principais benefícios indiretos decorrentes da implementação de procedimentos da contabilidade por competência: melhor controle patrimonial; o que contribui para a geração de informações contábeis de superior qualidade.

Para tanto, é necessário efetuar modificações nos sistemas informatizados (contábil e de controle patrimonial), bem como em rotinas de acompanhamento das movimentações físicas de itens patrimoniais, além dos necessários aperfeiçoamentos no processo de incorporação e baixa de valores.

Orienta-se que uma das primeiras providências a ser tomada, até mesmo antes da busca da base monetária confiável, é a regularização dos registros patrimoniais com o intuito de torná-los mais precisos e reais, mediante a identificação de itens danificados, antieconômicos etc, entre outros tipos de regularizações. Pode-se denominar essa primeira medida de “arrumar a casa”.

Sobre o assunto ‘base monetária confiável’, o tema é alicerce para os procedimentos sequenciais da reavaliação. Em face disso, caso você tenha alguma dúvida e deseje conhecer mais sobre o conteúdo, recomendamos a leitura do post: “Adoção de Base Confiável x Reavaliação Patrimonial”.

Está-se providenciando uma grande mudança no tratamento dos itens patrimoniais. Nenhum órgão público terá sucesso nesse processo se não parar para organizar os registros do sistema contábil e do sistema de controle patrimonial, a partir da constatação da realidade das existências físicas.

É comum encontrar em entes federados dotados de poucos recursos descontrole patrimonial. Sendo assim, o primeiro passo é realmente organizar os controles a partir das existências físicas.

Para isso é necessário fazer inventários físicos abrangentes o suficiente para contemplar todo o conjunto de itens do ativo imobilizado, já nesse momento inicial, estabelecendo um cronograma de levantamento de inventários viável, o qual pode levar alguns meses, dependendo da quantidade de itens existentes.

Ter um “raio X” da situação patrimonial é de fato muito importante para começar o desenvolvimento dessas novas atividades de controle patrimonial com segurança e confiabilidade.

Naturalmente, se um ente público já está com sua “casa arrumada”, essa etapa está vencida e poderá passar para as etapas seguintes, entre as quais se destaca a definição de sua política de gestão patrimonial. Isso é primordial.

Passa-se na sequência à listagem de propostas de ações práticas a serem desenvolvidas previamente, a fim de viabilizar com tranquilidade a implantação da reavaliação patrimonial nas entidades públicas:

I – estabelecer as linhas gerais da política de gestão patrimonial da entidade (se inexistente), observada a legislação pertinente, onde devem constar diretrizes acerca do tratamento de grupo de itens do mobiliário, tais como: as condições para considerar um bem inservível (ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável), a tabela de vida útil dos itens patrimoniais, a destinação/alienação dos bens ao final da vida útil (dação, doação, permuta, venda, cessão, transferência etc), entre outros importantes aspectos.

Observação 1: Em relação ao assunto, a alienação de bens da Administração Pública é tratada na Lei nº 8.666/1993 (art. 17 a 19). Essa lei expressamente dispõe que a alienação deve se subordinar à existência de interesse público devidamente justificado e ser precedida de avaliação, além de obedecer a outras normas, tais como:

• – se bens imóveis, prévia autorização legislativa e licitação na modalidade de concorrência (exceto nos casos de dação em pagamento, doação, permuta, venda etc.);
• – se bens móveis, avaliação prévia e licitação, dispensada esta nos casos de doação para fins de interesse social, permuta exclusiva entre órgãos ou entidades públicas, venda de bens produzidos (em consequência de atividade comercial) e de materiais e equipamentos, desde que para outros órgãos ou entidades públicas.

Observação 2: Especialmente quanto aos bens móveis e apenas para fins ilustrativos, sugere-se examinar o teor do Decreto nº 9.373/2018, que dispõe sobre a alienação, a cessão, a transferência, a destinação e a disposição final ambientalmente adequadas de bens móveis no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Este é um bom exemplo de norma que disciplina alguns importantes tópicos de política de gestão patrimonial a ser tomado como referência por parte dos demais entes públicos.

II – realizar verificação física para confirmar os registros do sistema de controle patrimonial no intuito de identificar possíveis discrepâncias, tais como: bens danificados com possibilidade de recuperação (providenciar o conserto), bens irrecuperáveis economicamente (baixar contra variação patrimonial diminutiva, observando as orientações da política de gestão patrimonial da entidade), bens desaparecidos (baixar contra variação patrimonial diminutiva, sem prejuízo da apuração das responsabilidades mediante tomada de contas especial), bens não inventariados (inserir no sistema de controle patrimonial) etc.

III – identificar a existência de material de consumo registrado como material permanente (e vice-versa) e efetuar a reclassificação, caso necessário, observando as normas que tratam do assunto, tais como, no âmbito federal: a IN DASP 142/83, a IN SEDAP nº 205/1988, a Portaria STN nº 448/2002, bem como o Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público – MCASP e outras normas pertinentes, inclusive as editadas, para efeito de aplicação local, pela própria entidade.

IV – realizar conciliação (cotejamento) dos registros do sistema de controle patrimonial com os do sistema contábil, visando identificar divergências que demandem ajustes em um ou em outro sistema.

V – definir o destino dos bens registrados no sistema de controle patrimonial (e na contabilidade) que não apresentam mais potencial de serviço ou possibilidade de gerar benefício econômico futuro, considerando a política de gestão patrimonial da entidade.

Ao iniciar o processo de ajuste a valor justo (mercado), como não é possível realizar o procedimento para todo o conjunto de bens num único momento, é importante definir quais classes de ativo imobilizado serão avaliadas em um primeiro momento, dando prioridade para os que apresentam maior representatividade, seja em função do valor contábil, seja em função da facilidade da execução do procedimento (como é o caso da classe de ativo imobilizado denominada Veículos) ou ainda em função da quantidade de itens existentes.

Isso implica estabelecer um plano de ação para obtenção da base monetária confiável. O tema é amplo e está inserido no contexto da reavaliação de itens patrimoniais no Setor Público.

Com o objetivo de maior alcance no conhecimento sobre o tema, sugerimos a leitura do post: “Reavaliação de Itens Patrimoniais no Setor Público – Ênfase no Ativo Imobilizado”.

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