Você Sabe o Que é Planilha de Custos e Formação de Preços nas Licitações Públicas?

A Instrução Normativa nº 05 de 26 de maio de 2017, expedida pela Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.

O novo ato revogou a IN nº 02/08, que durante anos foi utilizada como referência para as contratações de serviços da Administração Pública, atualizando, assim, a legislação sobre a matéria e incorporando orientações de acórdãos do TCU.

Dessa forma, trouxe sensíveis alterações na apresentação e preenchimento da planilha de custos e formação de preços de serviços para execução de forma indireta.

A planilha de custos e formação de preços é um instrumento para precificação, servindo para chegar ao custo estimado da contratação.
Ela tem enorme importância no planejamento da licitação, e quando devidamente formalizada, é por onde a Administração efetua as pesquisas de mercado externas.

É por meio da planilha de custos e formação preços que a Administração sabe quanto vai pagar ou qual a média no mercado para os itens que pretende contratar, seja por contratação direta, quando cabível a exigência da planilha, ou por licitação.

O detalhamento de custos na planilha de formação de preços é regra precedente de qualquer contratação pública, não dispensada a pesquisa de mercado para certificação da realidade mercadológica do preço do produto ou serviço pleiteado.

A planilha de formação de preços não repercute apenas no processo de contratação, mas também durante a execução do contrato, visto que nesta etapa a Administração Pública está sujeita a recompor os valores inicialmente pactuados.

A empresa vencedora da licitação, ao apresentar pedido de repactuação, se utiliza da planilha para montar sua solicitação, detalhando assim o valor do pedido.

Nesse sentido, o artigo 57 da IN 05/2017 detalha sobre a utilização da planilha de custos e formação de preços no que diz respeito às repactuações:

“As repactuações serão precedidas de solicitação da contratada, acompanhada de demonstração analítica da alteração dos custos, por meio de apresentação da planilha de custos e formação de preços ou do novo Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho que fundamenta a repactuação, conforme for a variação de custos objeto da repactuação.” (grifo nosso).

Ademais, diante da recente Lei nº 14.133, de 01 de abril de 2021, que dispõe sobre a Nova Lei de Licitações e Contratos, o §6º, do artigo 135, dispõe que “a repactuação será precedida de solicitação do contratado, acompanhada de demonstração analítica da variação dos custos, por meio de apresentação da planilha de custos e formação de preços, ou do novo acordo, convenção ou sentença normativa que fundamenta a repactuação.” (grifo nosso).

Assim, a norma define planilha de custos e formação de preços como o documento a ser utilizado para detalhar os componentes de custo que incidem na formação do preço dos serviços, podendo ser adequado pela Administração em função das peculiaridades dos serviços a que se destina, no caso de serviços continuados.

Também destaca no anexo sobre as Diretrizes para Elaboração do Projeto Básico ou Termo de Referência que, no caso de serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, o custo estimado da contratação deve contemplar o valor máximo global e mensal estabelecido em decorrência da identificação dos elementos que compõem o preço dos serviços.

Um desses elementos é definido por meio do preenchimento da planilha de custos e formação de preços, observados os custos dos itens referentes ao serviço, podendo ser motivadamente dispensada naquelas contratações em que a natureza do seu objeto torne inviável ou desnecessário o detalhamento dos custos para aferição da exequibilidade dos preços praticados.

De qualquer forma, as repactuações futuras de contratos de serviços continuados serão realizadas em vista da planilha apresentada.
Com relação ao modelo de planilha de custos e formação de preços, a última instrução apresenta um novo modelo de planilha, contendo algumas diferenças em relação à anterior, amplamente adotada nas contratações públicas.

O padrão deverá ser adaptado às especificidades do serviço e às necessidades do órgão ou entidade contratante, de modo a permitir a identificação de todos os custos envolvidos na execução do serviço, e constituirá anexo do ato convocatório a ser preenchido pelos proponentes.

Sendo Pregão a modalidade de licitação, realizado na forma eletrônica, a planilha de custos e formação de preços deve ser entregue e analisada no momento da aceitação do lance vencedor.

A Planilha detalhada de custos é indispensável para serviços e obras. Dessa forma, será obrigatório que a Administração elabore essa planilha na fase interna da contratação.

No caso de compras, inicialmente não há obrigatoriedade da planilha, mas ela pode existir, especialmente quando houver dúvida sobre a exequibilidade das propostas durante a licitação.

Neste contexto, a planilha do órgão/entidade além de ser um dos instrumentos utilizados para pesquisa de mercado, também funciona como parâmetro, subsidiando a Administração Pública na contratação segura e contribuindo para a análise das propostas no certame.

Por outro lado, a planilha de custos e formação de preços é uma ferramenta que precisa de completo conhecimento para quem transaciona com os órgãos/entidades da administração pública, pois ela é um documento essencial para avaliação e sustentação do valor cobrado pelas empresas.

Por tudo aqui exposto, este assunto demanda conhecimento dos profissionais do setor público e privado a fim de evitar riscos em contratações sem o respaldo devido, acarretando prejuízos ao erário.

É por conta disso que o Tribunal de Contas da União (TCU), no Acórdão Nº 1.750/2014 – Plenário – assim se manifestou:

“9.3.1. solicite, por ocasião da celebração de contrato a ser entabulado junto à licitante vencedora do Pregão Eletrônico 16/2013, o fornecimento de planilha contendo o detalhamento dos custos e preços unitários que compõem a sua proposta, para conhecimento e análise da entidade contratante e para que fique à disposição dos órgãos de controle, devendo a mesma ser inserida no processo licitatório, para subsidiar futuras contratações semelhantes;”

Portanto, é de extrema importância a elaboração de uma planilha criteriosa e detalhada durante o processo licitatório, evitando problemas durante a execução dos contratos e facilitando a análise da Administração Pública, principalmente quando houver alterações contratuais.
Da mesma forma, o Acórdão TCU nº 1.598/2021 – Plenário – trouxe:

“1.7.3. exigência de enquadramento sindical à Convenção Coletiva de Trabalho do Sindicado dos Trabalhadores nas Empresas de Asseio e Conservação para fins de elaboração da planilha de formação de preços por todos os licitantes quando compete à própria empresa definir esse enquadramento com base na sua atividade econômica preponderante, exigência essa identificada no Pregão Eletrônico 23/2020, em afronta ao art. 581, § 2º, da CLT, art. 8º, inciso II, da Constituição Federal, e jurisprudência deste Tribunal, a exemplo dos Acórdãos 1.097/2019 e 2.101/2020, ambos do Plenário.”(grifo nosso).

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