Conformidade de Registro de Gestão no SIAFI: instrumento de controle preventivo da gestão pública
Entre os instrumentos existentes no âmbito da administração pública federal, destaca-se a Conformidade de Registro de Gestão, procedimento obrigatório para as unidades gestoras que executam despesas por meio do Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI).
Em termos práticos, a Conformidade de Registro de Gestão consiste na verificação sistemática da documentação que dá suporte aos registros realizados no SIAFI, assegurando que os atos e fatos da gestão estejam devidamente comprovados.
A gestão de recursos públicos exige não apenas legalidade na execução das despesas, mas também mecanismos capazes de prevenir erros, impropriedades e irregularidades antes que produzam impactos negativos na administração pública.
Nesse contexto, o controle preventivo assume papel fundamental para garantir que os atos administrativos sejam realizados em conformidade com a legislação e respaldados por documentação adequada.
Essa atividade constitui um importante mecanismo de controle primário da gestão, contribuindo para o fortalecimento da governança, para a transparência na aplicação dos recursos públicos e para a redução de riscos na execução orçamentária, financeira e patrimonial.
A importância do controle preventivo na gestão pública
A administração pública contemporânea exige cada vez mais eficiência, responsabilidade e transparência na aplicação dos recursos públicos.
Nesse cenário, os controles administrativos não devem atuar apenas de forma corretiva ou punitiva, após a ocorrência de falhas ou irregularidades. Ao contrário, devem ser estruturados de maneira preventiva e contínua, acompanhando a execução dos atos de gestão e permitindo a identificação tempestiva de inconsistências.
De acordo com a Instrução Normativa Conjunta MP/CGU nº 01/2016, os controles internos da gestão devem ser exercidos de forma permanente, integrando os processos organizacionais e auxiliando os gestores na condução das atividades administrativas.
Isso significa que o controle não deve ser visto como obstáculo à gestão, mas como um instrumento gerencial capaz de melhorar processos, reduzir riscos e aumentar a confiabilidade das informações produzidas pela administração pública.
Dentro dessa lógica, a Conformidade de Registro de Gestão representa um dos principais mecanismos de controle preventivo aplicados à execução orçamentária, financeira e patrimonial no âmbito federal.
A Conformidade de Registro de Gestão no SIAFI
A Conformidade de Registro de Gestão consiste na verificação sistemática realizada por servidor formalmente designado com o objetivo de confirmar se os registros efetuados no SIAFI estão devidamente respaldados por documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão.
Esse procedimento permite assegurar que os registros realizados no sistema refletem corretamente as operações administrativas executadas pela unidade gestora.
Ao realizar essa análise, o responsável pela conformidade examina a documentação que deu origem aos registros contábeis, verificando aspectos como:
- existência da documentação suporte;
- consistência das informações registradas;
- adequação entre os documentos administrativos e os lançamentos realizados no sistema;
Dessa forma, a atividade de conformidade funciona como uma verificação preventiva da regularidade dos registros da gestão, permitindo a identificação de eventuais inconsistências antes que essas informações sejam consolidadas nos demonstrativos contábeis do governo federal.
Como ocorre o registro da Conformidade de Gestão
De acordo com a Macrofunção SIAFI nº 02.03.14, recentemente alterada, a conformidade de registro de gestão apresenta 5 status. Sobre esse assunto, recomendamos também a leitura dos seguintes artigos:
Conformidade de Registro de Gestão no SIAFI: conheça os 5 status possíveis
O que é conformidade de Registro de Gestão?
Etapas da Conformidade de Registro de Gestão
Assim, o trabalho do conformista pode acarretar os seguintes comandos:
Conformidade sem ocorrência
Representa o resultado da análise realizada pelo conformista quando os registros efetuados no SIAFI estão devidamente respaldados por documentação comprobatória válida e pelas autorizações administrativas necessárias, não sendo identificadas inconsistências relevantes na documentação analisada.
Conformidade com ocorrência
Ocorre quando o conformista identifica falhas, inconsistências ou ausência de documentação comprobatória relacionada aos registros realizados no SIAFI, devendo essas situações ser registradas no sistema para conhecimento da gestão e adoção das providências cabíveis.
O princípio da segregação de funções
Para garantir a confiabilidade do procedimento de conformidade, é fundamental observar o Princípio da Segregação de Funções, amplamente adotado nos sistemas de controle interno.
Esse princípio estabelece que as atividades de execução, verificação e controle devem ser exercidas por servidores distintos, evitando conflitos de interesse e reduzindo riscos de irregularidades.
No contexto da execução financeira no SIAFI, recomenda-se a separação das seguintes funções:
- servidor responsável pela emissão dos documentos administrativos;
- servidor responsável pela execução dos registros no sistema;
- servidor responsável pela Conformidade de Registro de Gestão;
- contador responsável pela Conformidade Contábil.
Assim, o servidor designado como conformista ou conformador não deve ser responsável pela emissão de documentos que produzam efeitos no SIAFI, preservando a independência da atividade de verificação.
Quando a unidade gestora não dispõe de servidores suficientes para manter essa segregação, a Macrofunção SIAFI nº 02.03.14 estabelece que o registro da conformidade será realizado pelo próprio Ordenador de Despesas.
O papel estratégico do conformista na gestão pública
O servidor responsável pela Conformidade de Registro de Gestão exerce uma função de grande relevância dentro da estrutura de controle da administração financeira pública.
Além de verificar a regularidade da documentação suporte aos registros efetuados no SIAFI, sua atuação contribui para:
- fortalecimento do controle preventivo da gestão;
- melhoria da qualidade das informações contábeis;
- redução de riscos de impropriedades ou irregularidades;
- apoio às atividades da contabilidade, do controle interno e da auditoria.
Nesse sentido, é fundamental que o profissional responsável por essa atividade possua capacitação adequada para compreender os riscos inerentes à execução orçamentária, financeira e patrimonial, bem como os procedimentos administrativos que dão origem aos registros realizados no sistema.
Quanto maior o nível de conhecimento técnico do conformista, maior será sua capacidade de identificar inconsistências e contribuir para o aprimoramento da gestão pública.
Conclusão
A Conformidade de Registro de Gestão representa um instrumento essencial de controle preventivo na administração pública federal, permitindo o acompanhamento tempestivo da documentação que respalda os registros realizados no SIAFI.
Ao verificar se os atos e fatos de gestão estão devidamente documentados e corretamente registrados no sistema, essa atividade fortalece a governança pública, contribui para a transparência na aplicação dos recursos públicos e reduz riscos relacionados à prestação de contas perante os órgãos de controle interno e externo da administração pública.
Por ocorrer de forma concomitante à execução dos atos administrativos, a conformidade permite a identificação e correção de inconsistências antes que estas gerem impactos relevantes para a gestão, consolidando-se como um importante mecanismo de apoio aos gestores, à contabilidade e aos órgãos de controle.
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