Por que Auditar Folha de Pagamento?

Por que Auditar Folha de Pagamento?
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POR QUE AUDITAR FOLHA DE PAGAMENTO?
Lançado muito antes de seu tempo, Outsmarting the bandits: strategic technologies deter check fraud (Management Accounting, 1994) é uma das grandes referências em se tratando de auditoria. Basicamente, indica que devemos ser mais espertos que os fraudadores e usar estratégicas que impeçam a ocorrência de danos à integridade financeira da organização.
O texto trata do desafio de inovação no trabalho dos auditores para a calibragem ideal de níveis de adesão às normas e exigências, à incorporação de premissas nas instâncias decisórias e transparência das operações correlatas.
A folha de pagamento é uma área que envolve considerável gama de recursos das organizações, mas de razoável preocupação, embora seja processo que requer assertividade das operações que envolvem os colaboradores institucionais.
Por isso que os órgãos fiscalizadores observam atentamente esse tipo de despes.
Como exemplo, o Tribunal de Contas da União (TCU), quando do trato de indícios de irregularidades nas folhas de pagamento das unidades, trouxe no Acórdão 2.814/2021 – Plenário – as seguintes informações:
“Foram detectados mais de sessenta mil indícios de irregularidades mediante a verificação das folhas de pagamento editadas de janeiro a junho de 2021 pelas organizações federais fiscalizadas.
A soma destas ocorrências aos 58,3 mil indícios de exercícios anteriores cujas apurações ainda não haviam sido validadas até 1/1/2021, perfaz 119,1 mil situações que foram ou estão sendo acompanhadas nesta fiscalização.
Indo além dos quantitativos e tendo em conta a taxa de sucesso observada, a resolução dos indícios de irregularidade notificados às unidades em 2021 e ainda em fase de apuração pode gerar cerca de R$ 53 milhões de economia mensal aos cofres públicos. Quando considerados os indícios detectados em exercícios anteriores que também se encontram em fase de apuração, esse resultado alcança o montante de R$ 569 milhões.
Logo, diante da velocidade com que novas exigências são incorporadas às atividades, a auditoria de folha de pagamento merece ser considerada como importante instrumento de asseguração às decisões de gerentes, supervisores e diretores, e da organização como um todo.
A importância da auditoria da folha de pagamento firma-se, pois, na aplicação de procedimentos e técnicas de auditoria de forma corretiva e preventiva, fornecendo informações convincentes quanto â conformidade das rotinas em relação às normas, regulamentos e legislação vigentes, de modo a reduzir o risco de fraudes, evitando também perdas financeiras indesejáveis imediatas, ou mesmo futuras demandas judiciais em processos trabalhistas ou previdenciários.
Dada a abrangência de composição, requer a análise especializada em todos os documentos e cálculos relacionados aos salários pagos aos empregados e investigação criteriosa com o intuito de assegurar adesão ao regramento vigente, bem como a proposição de controles, com objetivo de identificar qualquer intercorrência inadequada e possibilitar solução efetiva de modo a inibir práticas indesejáveis.
Como pontos sugeridos a serem auditados estão os cálculos de férias, rescisões e folhas, cálculos de tributos trabalhistas e sindicais, observações da Consolidação das Leis Trabalhistas e Convenções, processos existentes, multas e artigos infringidos, rubricas pagas e descontadas, segurança e medicina do trabalho, e também o recolhimentos de tributos, contribuições sociais e obrigações acessórias, dando ênfase no cruzamento de informações.
A análise desses pontos, além de constituir meio de prevenção de fraudes, também é bom indicativo de que a organização busca atuar em compliance, transmitindo boa impressão às partes interessadas (governo, funcionários, órgãos de fiscalização, etc).
Como consequência lógica, os colaboradores tendem a levar mais a sério a responsabilidade de suas funções e relação com a corporação, trazendo maior eficiência e, consequentemente, condições para o aumento nos resultados almejados. Demandas previdenciárias e trabalhistas, por exemplo, são ricas em detalhes técnicos.
Isso faz com que seja de extrema importância ter à frente do processo da auditoria profissionais experientes, qualificados e com independência suficiente para auditar a folha de pagamento como forma de mitigar os riscos de que eventos não controlados sejam origem de perdas e afetação ao caixa da empresa, garantindo também imparcialidade na detecção e prevenção de fraudes.
Nunca devemos desprezar que o fraudador tem a iniciativa da ação. Mas medidas mitigatórias, concebidas a partir de um adequado processo de auditoria de folha de pagamento, podem, sim, evitar surpresas.
Para isso, importa sejam mensurados os riscos de auditoria. Nesse sentido, é essencial o conhecimento dos principais riscos e afirmações que a auditoria de folha de pagamento deve considerar para agregar valor aos resultados almejados.
Nesse sentido que, no âmbito governamental, o Tribunal de Contas da União, por meio do Acórdão nº 1.055/2021 – Plenário -, assim determinou:
“9.3. recomendar às 158 unidades que exibiram tempos médios de resolução de indícios de irregularidades em suas folhas de pagamento superiores ao limite de tolerância estabelecido pela fiscalização (Apêndice F do relatório de acompanhamento), que avaliem a conveniência e a oportunidade de implementar, dentre outras medidas capazes de conferir eficiência a esse processo de apuração, providências para:
(i) capacitar os agentes responsáveis pelas apurações, com vistas a dotá-los das competências necessárias ao desempenho da atividade de modo eficiente e eficaz,
(ii) propiciar adequados graus de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados nos processos relacionados ao esclarecimento de indícios de irregularidades, com oferta de contraditório e ampla defesa apenas em situações em que apurações preliminares indiquem que a situação indesejada de fato ocorre ou, caso tenha cessado, ainda demande adoção de medida corretiva capaz de atingir a esfera de direitos dos interessados, e
(iii) priorizar a apuração dos indícios que há mais tempo aguardam esclarecimento;” (grifo nosso)
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