A Importância da Primeira Linha de Defesa no Processo de Identificar os Problemas na Execução das Atividades e de Responder a Esses Problemas

Os gestores desempenham um papel fundamental na defesa e no fortalecimento das organizações. Eles atuam como a primeira linha de defesa, estando mais próximos das atividades cotidianas e operacionais da organização.

Essa proximidade lhes confere a capacidade de identificar de forma precoce quaisquer problemas na execução das atividades e, mais importante ainda, de responder rapidamente a esses problemas. Isso faz com que os gestores sejam peças-chave na definição e implementação de controles internos eficazes.

A primeira linha de defesa é responsável por executar as operações diárias da organização, o que inclui todas as atividades envolvidas na produção de bens ou na prestação de serviços.

Os gestores, como líderes das equipes e departamentos, têm uma visão clara das operações em curso e das interações entre os diferentes processos. Isso os coloca em uma posição privilegiada para identificar riscos e problemas que podem surgir durante a execução das atividades.

A capacidade de identificar problemas de forma precoce é crucial para evitar que esses problemas se transformem em crises maiores.

Os gestores estão na linha de frente para observar falhas em processos, desvios de padrões, erros operacionais e até mesmo situações que possam comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.

Ter a habilidade de identificar essas questões e tomar medidas corretivas de imediato é fundamental para mitigar os riscos e manter a organização no caminho certo.

Além disso, a primeira linha de defesa também é responsável por definir e implementar controles internos adequados. Isso envolve a criação de políticas, procedimentos e práticas que garantam a conformidade com as normas e regulamentos, a minimização de riscos e a promoção de boas práticas.

Logo, os gestores, como líderes das equipes, têm a responsabilidade de garantir que os controles sejam eficazes e estejam sendo seguidos de maneira consistente por todos os membros da equipe.

Os gestores também têm um papel crucial na criação de uma cultura organizacional que valorize a integridade, a ética e a responsabilidade.

Sua conduta e exemplo influenciam diretamente o comportamento dos colaboradores sob sua liderança. Ao demonstrar um compromisso com a conformidade, a qualidade e a excelência nas operações, eles inspiram a equipe a seguir o mesmo padrão de conduta.

No entanto, é importante destacar que a responsabilidade da primeira linha de defesa não é apenas detectar e corrigir problemas. Os gestores também têm a função de promover a melhoria contínua dos processos e operações.

Eles devem estar sempre atentos a oportunidades de otimização, eficiência e inovação. Essa abordagem proativa não só fortalece a organização, mas também contribui para a sua adaptação às mudanças no ambiente de negócios.

Por fim, a colaboração entre as diferentes linhas de defesa é essencial para o sucesso da gestão de riscos e controle interno. A primeira linha de defesa, representada pelos gestores, trabalha em conjunto com a segunda linha (função de risco e compliance) e a terceira linha (auditoria interna).

Essa colaboração permite uma visão holística dos riscos e controles, garantindo que a organização esteja protegida de maneira eficaz e eficiente.

Em resumo, os gestores desempenham um papel crucial como a primeira linha de defesa nas organizações. Sua proximidade com as atividades operacionais os capacita a identificar riscos e problemas de forma antecipada, bem como a tomar medidas corretivas imediatas.

Além disso, são responsáveis por estabelecer e promover controles internos eficazes, bem como por cultivar uma cultura organizacional de integridade e responsabilidade.

A colaboração entre as diferentes linhas de defesa é fundamental para garantir a gestão eficaz de riscos e a proteção dos interesses da organização.

É nesse contexto que o Tribunal de Contas da União (TCU) ressaltou essa importância, quando no Acórdão nº 2.133/2021 – Plenário – assim se manifestou:

ACÓRDÃO 2133/2021 – PLENÁRIO

“O fato de o controle externo não ter examinado um determinado contrato nem ter alertado acerca de potenciais irregularidades não exime o gestor de ser diligente e cuidadoso em sua atuação. Com efeito, o gestor constitui a primeira linha de defesa, segundo a abordagem das ‘Três linhas de defesa’, adotada pelo TCU no Roteiro de Auditoria de Gestão de Riscos e no Referencial de Combate à Fraude e Corrupção Aplicável a Órgãos e Entidades da Administração Pública, ambos publicados em 2017.

Isso significa que, de acordo com essa abordagem, os gestores são a primeira linha de defesa por estarem mais próximos na execução das atividades cotidianas da organização. Por isso, têm a capacidade de identificar primeiro os problemas na execução das atividades e de responder a esses problemas. Como decorrência, são os responsáveis por definir e implementar os controles necessários.”

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